Dashboard

Primeiros passos

O sistema AdCode Locadora controla todo o dia a dia da locadora: reservas, retiradas, devoluções, frota, clientes, caixa, manutenção e as faturas para a contabilidade. Tudo fica salvo no servidor — pode fechar o navegador sem medo.

Entrar no sistema

Na tela de entrada, digite seu e-mail e sua senha e clique em Entrar. O olho mostra a senha digitada. Esqueceu a senha? Fale com o administrador — ele cria uma nova em Configurações → Usuários.

O que tem na tela

• Menu lateral — as telas do sistema, separadas em Operação, Cadastros, Gestão e Sistema. Os números ao lado: cinza é só a quantidade, vermelho pede atenção (locação atrasada, cliente que não veio retirar, produto em falta) e o número que pisca avisa que chegou solicitação nova pelo site.
• Rodapé do menu — ADCode I Wiki (este manual) e Suporte (abrir chamado). Veja Suporte.
• Sino (canto de cima) — reúne todos os avisos do sistema e, de tempos em tempos, mostra um balão com os principais. Veja Notificações.
• Seu nome (canto de cima) — menu com Minha conta e Sair.

Dashboard

É a tela inicial, com uma saudação e a data de hoje. No topo ficam os atalhos Nova Reserva, Nova Locação, Novo Cliente e Novo Veículo.

• Números do dia: veículos disponíveis, em locação (e quantas atrasadas), retiradas de hoje (e nos próximos 7 dias), em manutenção e entradas de hoje no caixa.
• Próximas retiradas, Devoluções previstas e Avisos e alertas. Cada linha mostra quando é (Hoje, Amanhã, Atrasada) e, nas retiradas, se o cliente já pagou ou quanto falta.
• Situação da frota (quanto está locado ou reservado), Veículos disponíveis agora (com o preço "a partir de") e Entradas no caixa por dia, comparando com o mês anterior.

Clicar em qualquer linha abre o registro; o botão verde abre o WhatsApp do cliente com a mensagem de confirmação ou lembrete pronta.

O caminho de uma locação

1. Reserva: registra cliente, veículo, datas e plano. Pode receber pagamento antecipado (total ou em parcelas).
2. Retirada: no dia, imprime o contrato e ativa a locação. A reserva vira locação e o carro passa a "Locado".
3. Durante a locação: dá para prorrogar (mais diárias) e reimprimir o aditivo.
4. Devolução: informa KM e horário de entrega; o sistema calcula atraso, KM excedente e higienização.
5. Contabilidade: cada valor recebido aparece para gerar a fatura numerada do mês.

Se o cliente vai sair na hora, use Nova Locação: o sistema cria a reserva e já abre a ativação.

Reservas

Criar uma reserva

1. Clique em Nova Reserva (Dashboard ou tela Reservas).
2. No campo Cliente, busque por nome, CPF ou telefone (use ↑ ↓ e Enter). Ao escolher, aparece o cartão do cliente com avisos: já está com um carro, já tem reserva, CNH vencida, pendência ou cadastro sem CPF. Com o campo vazio aparecem os clientes recentes. Cliente que não é cadastrado: clique em Preencher os dados.
3. Escolha o veículo, as datas/horários e o plano (Diária, Pacote 3 dias, KM Livre ou Diária KM Livre).
4. Se o cliente vai rodar em estrada de chão, marque a opção: a taxa de estrada do veículo é somada uma única vez.
5. Informe se o cliente paga agora ou só quando vier retirar o carro e salve. Se for na retirada, a reserva fica como Aguardando Pagamento.

O sistema não deixa reservar um carro que já tem outra reserva ou locação nas mesmas datas.

Situações da reserva

Na lista de reservas

• A coluna Período mostra retirada () e devolução () com horário e número de diárias.
• Embaixo da situação aparece o prazo: "retira em 3 dias" ou, em vermelho, "retirada era há 2 dias" (cliente não veio — a linha também ganha uma faixa vermelha).
• A coluna Valor / Pagamento mostra uma barrinha do que já foi pago e "Falta R$ ...", "Pago" ou "Nada pago ainda" (operador não vê valores).
• Botões da linha: detalhes · receber pagamento · ativar locação · editar · cancelar.
• Filtros: Período (hoje, esta semana, este mês, mês passado), situação, veículo e tipo de plano. A busca procura por cliente, veículo, placa, telefone ou número da reserva.
• Exportar baixa uma planilha (CSV) com as reservas.

Detalhes da reserva

Clique na linha para abrir a janela de detalhes: datas e quanto falta para a retirada, cliente (com CPF/CNPJ do cadastro), veículo e plano, e o quadro de Pagamento — valor da reserva, já pago, falta e a lista de parcelas recebidas (data, forma e valor). Ali mesmo há os botões Imprimir Contrato, Receber pagamento e Editar; Ativar Locação aparece depois que o contrato é impresso.

Pagamentos e descontos

• Formas: PIX, Cartão e Dinheiro (no Financeiro também Outro, para lançamentos manuais). Reserva que vai ser paga na retirada fica como Aguardando Pagamento — não é uma forma de pagamento.
• Em todas as janelas de pagamento (reserva, ativação, prorrogação, devolução, Financeiro) a forma é escolhida clicando no botão PIX, Cartão ou Dinheiro — o escolhido fica verde.
• Comprovante é obrigatório para PIX e Cartão (anexe a foto/PDF). Assim que você escolhe PIX ou Cartão, o campo do comprovante já mostra obrigatório. Em dinheiro é opcional.
• Na retirada dá para dividir o pagamento em duas formas (ex.: parte no PIX, parte no cartão). O sistema avisa se a soma não fechar o valor.
• Todo valor recebido vira automaticamente uma entrada no Financeiro, ligada à reserva ou locação.

Pagamento antecipado (parcelas)

Na reserva, o botão abre o recebimento com Valor da reserva / Já pago / Falta. Digite só o que o cliente está pagando agora — pode ser uma parte; embaixo aparece se o pagamento quita a reserva ou quanto ainda vai faltar. Cada parcela fica registrada separada. Quando a soma quita o valor, a reserva vira Confirmada e, na retirada, o sistema cobra só o que falta.

Desconto

Marque Aplicar desconto e digite o valor: o valor recebido já é recalculado sozinho e aparece o quadro com valor original, desconto e valor com desconto. O caixa recebe o valor líquido; o valor original e o desconto ficam guardados no contrato.

Retirada (ativar locação)

1. Abra a reserva e clique em Imprimir Contrato. Depois de imprimir, aparece o botão Ativar Locação.
2. Na ativação, confira os dados do cliente (CPF, CNH e validade, endereço) e do veículo.
3. Receba o que falta pagar: a janela mostra se a reserva já está paga, se tem entrada (e quanto falta) ou se o pagamento está pendente. Escolha a forma e anexe o comprovante se for PIX/Cartão.
4. Confirme: a reserva vira locação, o carro passa para Locado e o KM inicial é o KM atual do veículo.
5. Faça a vistoria de retirada pelo celular.

Vistoria pelo celular

A vistoria é feita no App de Vistoria, aberto no celular pelo endereço seu-sistema/vistoria. Entre com a sua senha do sistema. Dica: no celular, use "Adicionar à tela inicial" para abrir como um aplicativo.

A locação aparece na lista Vistorias pendentes do app assim que você clica em Iniciar Vistoria de Retirada (ou Devolver Veículo) no sistema — a lista se atualiza sozinha a cada 5 segundos.

1. Escolha a reserva/locação e a etapa: Retirada ou Devolução.
2. Tire as fotos pedidas: 21 fotos para carro (frente, traseira, laterais, 4 rodas, para-brisa, interior, painel/KM, motor, bateria, porta-malas, estepe, macaco, chave de roda, triângulo, avarias) ou 13 para moto.
3. Selfie do cliente, vídeo em pé (vertical) dando a volta no veículo e assinatura na tela.
4. Envie. As fotos recebem um carimbo com número da locação, etapa, data/hora e localização.

Para ver depois: na locação, botão Ver Fotos da Vistoria.

Locações em andamento

A tela Locações lista todos os contratos. A situação é calculada pela data e hora de devolução:

Na lista, a coluna Período traz retirada e devolução juntas, e embaixo da situação aparece o prazo ("devolve em 1 dia" ou, em vermelho, "há 3 dias"). Locação atrasada fica com faixa vermelha; a que vence em 24h, com faixa amarela.

Clique na linha para abrir o painel da direita:

• Período com barra de tempo decorrido e "Devolve em..." / "Atrasada há...".
• Cliente, veículo, plano (preço de tabela e franquia de KM) e a taxa por hora de atraso.
• Quilometragem: KM inicial, atual, rodado e quanto resta da franquia (ou quanto passou).
• Financeiro (não aparece para operador): diárias, desconto, taxa de estrada de chão (quando houver) e total do contrato.
• Botões Gerar Contrato, Prorrogar, Ver Fotos da Vistoria e Devolver Veículo.

Filtros: Período (ativas hoje, esta semana, este mês, mês passado), Status e Tipo de Plano (Plano com KM, Diária KM Livre, Uso Próprio). A busca (cliente, veículo, placa ou contrato) pode ser combinada com eles.

Prorrogação

1. No painel da locação, clique em Prorrogar.
2. Informe a nova data de devolução. O horário de devolução continua o mesmo.
3. O sistema sugere o valor da diária do plano contratado (ex.: R$ 89,90/dia). Se precisar, ajuste o valor e/ou aplique desconto.
4. Receba o pagamento e confirme. É gerado o aditivo de contrato para imprimir.

• Cobra somente as diárias — sem taxa de estrada de chão.
• O valor entra no Financeiro como prorrogação e tem fatura própria na Contabilidade.
• Para reimprimir o aditivo: botão Reimprimir Aditivo no painel da locação.

Devolução

1. No painel da locação, clique em Devolver Veículo.
2. Informe o KM de chegada, a data e hora em que o carro foi entregue e o valor por KM excedente.
3. O sistema calcula as cobranças. Marque/desmarque cada uma:
   • Atraso: tolerância de 30 minutos. Depois disso, cobra por hora começada. A taxa por hora é o valor do contrato dividido pelo total de horas contratadas (diárias × 24) — ela aparece no painel da locação.
   • KM excedente: (KM rodado − franquia do plano) × valor por KM. A franquia é o "km/dia" do plano × diárias. Em KM Livre não há franquia; o atendente informa manualmente se houver cobrança.
   • Higienização: R$ 40,00, só se o cliente não devolver o carro limpo.
4. Receba as taxas (vira um único lançamento no Financeiro) e finalize. O KM do veículo é atualizado e o carro volta a ficar disponível.
5. Faça a vistoria de devolução pelo celular.

Agenda

Calendário do mês com as retiradas ( reservas) e as devoluções ( locações), cada uma com o horário e o nome do cliente. Em vermelho, o que está atrasado. No topo aparece o resumo do mês (retiradas, devoluções e quantas estão em atraso).

• Use as setas e o botão Hoje para navegar entre os meses.
• Clique num dia para ver, à direita, tudo o que acontece nele — hora, cliente, veículo, período e botão de WhatsApp para confirmar com o cliente. Dia sem nada mostra "Dia livre" e o botão Nova reserva.
• Clicar num compromisso abre a reserva ou a locação.
• Os botões Retiradas e Devoluções ligam/desligam cada tipo no calendário.
• Concluídas mostra também o histórico (quem já retirou / já devolveu).
• O filtro de veículo mostra a agenda de um carro só — ótimo para saber quando ele fica livre.

Veículos e preços

Cadastro da frota: dados do carro (placa, Renavam, chassi, ano, cor, câmbio, combustível), foto, documentos, vencimento de IPVA e seguro e os preços.

A tela de Veículos

A frota aparece em cartões com foto: situação, categoria, placa, KM, combustível, com quem o carro está (Livre para locar, "até 09/11 · cliente", reserva marcada ou Atrasada) e o preço "a partir de" por dia. O selo verde mostra quantos itens da ficha técnica já foram preenchidos.

Os botões / ao lado de Novo Veículo alternam entre cartões e lista (cada navegador lembra a escolha). Os filtros de situação, categoria, marca e combustível e a busca (placa, modelo, chassi ou Renavam) funcionam nos dois modos.

A página do veículo

Clique em qualquer veículo para abrir a página dele: foto, situação (com quem está e até quando), resumo de preços, KM, próxima revisão, IPVA, seguro e quantas locações já teve. Os botões do topo são Editar cadastro, Editar peças, Enviar p/ manutenção (ou Liberar da manutenção / Realizar revisão, conforme a situação) e Inativar (administrador). Use Anterior / Próximo para passar de um carro para outro e Voltar para Veículos para a lista. As abas são:

• Ficha técnica e peças — o que o carro usa: óleo e quantidade, filtros (óleo, ar, combustível, cabine), medida e marca do pneu, calibragem, pastilhas, bateria, velas, lâmpadas, palhetas, correia, líquido de arrefecimento, chave reserva, rastreador... Clique em Editar ficha, preencha o que souber e salve. Passe o mouse sobre um item para copiar o código da peça.
• Preços — a tabela completa de diárias, pacotes, KM Livre, taxa de estrada e KM excedente.
• Dados do veículo, Documentos (CRLV, apólice, notas), Manutenções e Histórico (todas as reservas, locações e manutenções do carro).

Virar a foto

Para todos os carros aparecerem virados para o mesmo lado, passe o mouse sobre a foto na página do veículo e clique em Virar foto. A foto passa a aparecer espelhada em todo o sistema; clicar de novo volta ao original. O arquivo da foto não é alterado. Atenção: letras e logotipos também aparecem invertidos na foto espelhada.

Situação do veículo

Disponível Locado Reservado Manutenção Aguardando revisão Inativo. A situação muda sozinha com reservas, locações e manutenções. Na lista aparece com quem o carro está e até quando.

Modalidades de preço

Cada modalidade tem sua taxa de estrada (estrada de chão), cobrada uma vez por locação.

Clientes

• Pessoa Física: nome, CPF, RG, CNH e validade, data de nascimento, estado civil, nacionalidade, telefone, e-mail e endereço.
• Pessoa Jurídica: razão social, CNPJ e Inscrição Estadual.
• O endereço e os documentos do cadastro vão para o contrato e para a fatura — mantenha atualizados.

Lista de clientes

• No topo: total de clientes, quantos estão em locação agora, quantos têm reserva, os recorrentes (2 ou mais locações), os novos no mês e o ticket médio. Clique num número para filtrar.
• A Situação de cada cliente é calculada sozinha pelas locações e reservas: Em locação, Devolução atrasada, Reserva agendada, Já alugou / Cliente recorrente ou Nunca alugou.
• Use as abas (Em locação, Com reserva, Recorrentes, Nunca alugaram, Com pendência), a busca (nome, CPF/CNPJ, telefone, e-mail ou cidade) e a ordem (cadastro, locação mais recente, nome, mais locações).
• O ícone verde abre o WhatsApp do cliente direto.

Ficha do cliente

• Clique no cliente para abrir a ficha completa: contato (WhatsApp, ligar, e-mail), resumo (locações, total gasto, ticket médio, última locação, pendências) e as abas Dados cadastrais, Locações, Reservas e Pagamentos.
• Na ficha, Nova reserva e Nova locação já abrem com o cliente preenchido. A ficha avisa quando a CNH está vencida.
• Clique numa locação ou reserva da ficha para abri-la. Use Anterior / Próximo para passar de um cliente a outro.

Financeiro

O Financeiro tem três abas: Dashboard (resumo), Caixa / Conta Bancária (movimentações) e Contas a Pagar.

Resumo (Dashboard)

• Escolha o mês no topo — vale para o resumo e para as movimentações. Os números somam Caixa + Conta Bancária.
• Entradas e Saídas (com a quantidade de lançamentos), Resultado (com a margem sobre as entradas), Ticket médio (o que entrou de locações/reservas dividido pelo número de contratos que pagaram) e A pagar (contas em aberto, quantas vencidas e quantas vencem em 7 dias).
• Saldo atual do Caixa, da Conta Bancária e total de Contas a Pagar — clique para abrir. O saldo das contas é o acumulado de todo o histórico, não só do mês.
• Gráfico de entradas x saídas por dia, entradas por forma de pagamento, saídas por categoria e últimas movimentações.

Movimentações (Caixa / Conta Bancária)

• Cada conta tem sua lista. Os recebimentos de reservas, locações, prorrogações e taxas entram sozinhos no Caixa.
• A faixa no topo soma o que está na tela: entradas, saídas, resultado e quantidade de lançamentos — muda conforme os filtros (mês, tipo, forma e busca).
• Cada linha mostra data e hora, tipo, descrição (com a categoria embaixo e quando tem comprovante), cliente, reserva/locação, forma e valor.
• imprime o recibo do lançamento. No topo: exporta a planilha (CSV) e imprime o relatório com os filtros aplicados.
• Só o administrador edita ou exclui lançamentos. Se o servidor recusar a exclusão, aparece o aviso "Não foi possível excluir" e nada é alterado.

Novo lançamento

1. Clique em Novo lançamento e escolha Entrada (verde) ou Saída (vermelho).
2. Informe valor, data e descrição. Pode ligar a uma reserva/locação ou deixar como saída avulsa.
3. Escolha a forma (PIX, Cartão, Dinheiro ou Outro), a categoria e a conta (Caixa ou Conta Bancária).
4. Em saída, anexe a nota ou comprovante da compra — é obrigatório.

Contas a Pagar

• A faixa no topo mostra vencidas, vencem em 7 dias, total em aberto e pagas no mês.
• Nova Conta a Pagar: descrição, fornecedor, categoria, valor e vencimento.
• Pagar: escolha a forma, de qual conta sai (Caixa ou Banco) e a data — o sistema cria a saída no Financeiro automaticamente.
• Contas vencidas aparecem em vermelho e no sino (o operador não vê contas a pagar).

Manutenção

• Manutenções: registre serviço, veículo, KM, valor e situação. Enviar um carro para manutenção muda a situação dele para Manutenção.
• Notificações: regras de lembrete por KM ou por data (troca de óleo, revisão, pneus...). Quando vencem, aparecem no sino.
• Abastecimentos e Fornecedores (oficinas, postos, autopeças).

Estoque

• Produtos com estoque atual e mínimo — abaixo do mínimo aparece em "Estoque baixo" e no menu.
• Notas de entrada somam no estoque e geram movimentação.
• Movimentações registram entradas e saídas; o sistema avisa se uma saída deixar o estoque negativo.

Contabilidade (faturas)

Aqui são geradas as faturas numeradas (NNN/AAAA) entregues todo mês ao contador.

O que aparece para faturar

• Locação: fatura do contrato.
• Pagamento de reserva: uma fatura por parcela paga antes da retirada.
• Avulso: prorrogações e taxas de devolução (atraso, KM, higienização).

O sistema desconta da fatura da locação o que já foi faturado nas parcelas e nas prorrogações, para nunca faturar o mesmo dinheiro duas vezes. Se tudo já foi faturado em parcelas, a locação não gera fatura de R$ 0.

Regras importantes

• A fatura só é criada quando alguém clica em Gerar.
• Cancelar exige motivo e "queima" o número — número cancelado nunca é reaproveitado.
• Excluir (só administrador) apaga o registro; use apenas para corrigir erro.
• O Relatório Mensal lista as faturas emitidas no mês, o total e os números cancelados — pronto para imprimir.
• Homologação (testes): numeração separada e documento com marca d'água "DOCUMENTO DE TESTE". Use para treinar sem mexer na numeração oficial.

Notificações (sino)

O sino junta tudo que precisa de atenção. O número fica vermelho quando há algo urgente.

• Locações atrasadas · devoluções e retiradas de hoje e amanhã · novas solicitações do site.
• Contas a pagar vencidas ou vencendo em 3 dias (não aparece para operador).
• Alertas de manutenção e regras de notificação · novidades do sistema.

Use os filtros (Urgentes, Locações, Frota, Novidades). Clicar no aviso abre o registro e marca como lido; Marcar todas como lidas zera o contador. O "lido" fica guardado no navegador de cada pessoa.

Balão de lembrete

Abaixo do sino aparece um balão com os 3 avisos mais importantes:

• ao entrar no sistema, se houver avisos não lidos;
• a cada 10 minutos, enquanto ainda houver avisos não lidos;
• na hora em que surge um aviso urgente novo (ex.: locação que acabou de atrasar) ou uma resposta do suporte — o sino balança.

O balão some sozinho em 5 segundos (com o mouse em cima, ele espera você terminar de ler). Os avisos continuam guardados no sino. Clicar num aviso do balão abre o registro; Ver todas abre a lista completa.

Suporte (chamados)

Para falar com a ADCode I Sistemas (erro, dúvida, correção de dados, acesso ou sugestão), clique em Suporte no rodapé do menu.

1. Na aba Abrir chamado, escolha o tipo e a prioridade (Baixa, Normal, Alta ou Urgente).
2. Escreva um assunto curto e descreva o que aconteceu: o que você estava fazendo, o que esperava e o que apareceu. Se for sobre um registro, informe o número (LOC-..., placa, nome do cliente).
3. Clique em Abrir chamado. O sistema gera o protocolo (ex.: 2026-0012) — use Copiar protocolo para guardar.

Junto com o chamado vão automaticamente seu nome, e-mail, a tela em que você estava e o navegador. Acompanhe em Meus chamados (o administrador vê os chamados de todos).

Quando o suporte responder, aparece um aviso no sino ("O suporte respondeu o chamado #...") e um número vermelho no link Suporte. Clique no aviso para abrir a conversa direto e responder. Tudo em tempo real: o aviso chega no instante em que o suporte responde, e a conversa aberta mostra as mensagens novas sozinha (o que você estiver digitando não se perde).

Usuários e permissões

• Configurações → Usuários (administrador): criar, editar e desativar usuários.
• Minha Conta: troque sua senha (mínimo 6 caracteres). Nunca compartilhe sua senha.
• Logs: registro de quem fez o quê e quando.
• Saída automática: depois de 1 hora sem usar o sistema (em todas as abas), ele sai sozinho por segurança — inclusive se o computador ficou bloqueado ou suspenso. Um minuto antes aparece o aviso "Você ainda está aí?" com o botão Continuar conectado. Depois é só entrar de novo.

Dúvidas frequentes

Não achou a resposta? Clique em Suporte (no rodapé do menu) e abra um chamado para a ADCode I Sistemas. Você recebe um número de protocolo e acompanha em "Meus chamados".